آشنایی با نحوه برگزاری کنفرانس و ساختار سازمانی و چک لیست ها

برگزاری همایش ها و نشست های علمی و آموزشی نقشی غیر قابل انکار در رشد و اعتلای فرهنگ جامعه دارند. اما قبل از هرگونه برنامه ریزی باید این را در نظر داشت که هدف از این همایش و نوع همایش چیست .همایش میتواند بنیادی , کاربردی و یا توسعه ای باشد.شکل همایش میتواند بصورت سمینار , کنگره و یا گفتمان میزگرد باشد .
اعتبارات لازم برای همایش و موسسات تامین کننده آن باید پیش بینی بشود. تاریخ و زمان برگزاری همایش, سوابق ونتایج حاصل از همایش های قبلی با موضوع مرتبط , اهداف همایش و کاربردهای آن , عنوان همایش , حوزه فعالیت های همایش و اعضای آن و نام و مسئول دبیر برگزاری همایش باید از طریق رسانه ها و اعلان های تبلیغاتی به اطلاع علاقمندان و شرکت کنندگان در همایش برسد.

باید بستری فراهم شود که علاقمندان و مشتاقان و صاحب نظران بتوانند پیشنهادات خود را به کمیته اجرایی همایش برسانند تا بعد از بررسی و تحقیق در صورت لزوم این نظرات و پیشنهادات در جهت بهبود هرچه بهتر و سریعتر همایش بکار گرفته شود.
تعداد سخنران ها و میهمانان مدعوین داخلی و خارجی وسایر افراد اعم از دانشجوها و محققان دعوت شده باید مشخص شود و مدت زمان لازم برای هر سخنران به آنها گوشزد شود.
بهتر است جدول زمانی و زمانبندی اجرایی طرح قبلا تنظیم شده و در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد.

ساختار سازمانی یک همایش بصورت زیر است:
رئیس همایش
دبیر همایش
کمیته علمی همایش
کمیته اجرایی همایش
دبیرخانه همایش

وظایف کمیته علمی همایش:
ارائه راهکار های علمی و موثر در جهت اداره علمی و فرهنگی همایش
تعیین مدعوین و مهمانان همایش
تعیین روش انتخاب مقالات برتر
انتخاب مقالات برگزیده

وظایف کمیته اجرائی همایش:
تعیین وظایف کمیته علمی و دبیرخانه و سایر ارکان همایش
تعیین مقدار نیازهای مالی و توزیع آن در بین اعضای همایش
ایجاد هماهنگی و نظم در بین اعضای همایش

وظایف دبیرخانه همایش:
تنظیم برنامه اصلی همایش و تاریخ و محل برگزاری همایش
اعلان فراخوان همایش برای دریافت مقالات به کمک کمیته اجرایی
تشکیل دبیرخانه همایش
تعیین محل دبیرخانه

سطوح برگزاری همایش به شرح زیر است:
۱٫داخلی
۲٫منطقه ای
۳٫ملی
۴٫بین المللی

چه همایش هایی بعنوان همایش های بین المللی شناخته میشود؟
در آیین نامه مصوب در مورد گردهمایی ها آن همایشی بین المللی تلقی میشود که دارای ویژگی های زیر باشد:
۱٫درهمایش از سخنرانان و افراد برجسته خارج کشور و دانشگاهیان و محققان از ملیت های گوناگون دعوت به عمل آید.
۲٫در همایش یک یا چند موسسه یا سازمان و یا انجمن بین المللی حضور فعال داشته باشد.
۳٫دارای اهداف موثر و موضوعات بین المللی باشد
۴٫ بخشی از سخنرانان و مقالات ارائه شده از کشورهای خارجی باشد
برگزاری همایشهای بین المللی توسط دستگاههای اجرایی منوط به تصویب هیات وزیران است
جلسات کاری از قبیل مذاکرات، میز گرد، جشنواره و دوره های آموزشی نظری و کاربردی بلند مدت و کوتاه مدت که موسسات آموزشی و دستگاههای اجرایی در راستای انجام وظایف قانونی خود با حضور و یا استفاده از اتباع خارجی با نمایندگان سایر دولت ها و یا سازمانهای بین المللی برگزار می نمایند، همایش بین المللی تلقی نمیشود

تدارکات ضروری در برگزاری همایش:
– تعیین دبیر علمی
– تعیین دبیر اجرایی
– تعیین محل برگزاری همایش
– تصویب جدول زمانی (کلیات)
– تصویب بودجه
– تعیین جوایز مقالات برتر
– تعیین مدعوین اصلی و شخصیتها
– تعیین محل اقامت شرکت کنندگان
– تعیین دستگاههای مشارکت کننده و همکار
– تنظیم کلیات مربوط به پوستر همایش
– تعیین سخنرانان افتتاحیه و اختتامیه
– تصویب کلیات مربوط به برنامه های جنبی همایش
-تنظیم کلیات مربوط به ارائه تسهیلات به شرکت کنندگان (اسکان، پذیرایی، پرداخت هزینه ایاب و ذهاب، هدایا و…)
اطلاع رسانی به موقع همایش

راههای اطلاع رسانی همایش:
از طریق نامه و پست و تلگراف
تبلیغات در روزنامه ها و مجلات
از طریق تلفن و یا اطلاع رسانی حضوری
طراحی پوستر و بنرهای تبلیغاتی
طراحی وبسایت و وبلاگ متناسب با همایش
اطلاع رسانی از طریق رسانه های خبری

نکاتی که در برگزاری همایش باید به آنها دقت کرد:
قبل از همایش امکان اسکان مسافران را فراهم کنید
میهمانان با استفاده از فرم ها و از روی لیست های اعلام شده پذیرش شوند
فرم های نظرخواهی در بین شرکت کنندگان توزیع شود و در پایان همایش نیز دریافت گردد
در ابتداری ورود میهمانان میتوان کاتولوگ هایی با مضمون اهداف همایش و جدول زمانی و برنامه های همایش در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد . میتوان در این برگه ها موارد دیگری نیز گنجاند که در امور عادی زندگی برای شرکت کنندگان مثمر ثمر باشد.
در ابتدای مراسم آیاتی چند از کلام الله مجید توسط قاری ممتاز تلاوت شود
بعد از تلاوت آیات قرآن سرود ملی کشور با صدای رسا پخش شود
در حین برگزاری همایش امنیت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد
جایگاه سخنران و مجری باید به اندازه کافی از جایگاه سایر میهمانان بلند تر باشد
میکروفون و بلندگو ها قبلا تست شده و از صحت کار کردن آنها اطمینان حاصل شود
سیستم تهویه و سرمایشی /گرمایشی محل برگزاری همایش مناسب آب وهوا و شرایط آب و هوایی منطقه باشد
خدمات بهداشتی و سلامتی مناسب در محل همایش در نظر گرفته شود
امکان دسترسی تمام اعضا به آب آشامیدنی سالم باشد
سیستم روشنایی جایگاه سخنران و حاضران در سالن متناسب با ساعت برگزاری همایش باشد بطوریکه نوشته را به راحتی بتوان خواند
قبل وبعد برگزاری همایش ایاب و ذهاب آسان و سریع در اختیار مهمانان قرار بگیرد
محل جداگانه ای برای خبرنگاران و روزنامه نویسان تعبیه شده باشد
گرفتن عکس های مناسب و با کیفیت بالا برای مستندسازی همایش و درج در پوستر های بعدی ضروری است
عکاسان و در صورت لزوم فیلمبردارن تمام سالن را پوشش دهند و فقط روی جایگاه سخنران متمرکز نشوند
صندلی باید به اندازه کافی برای جلوس اعضا پیش بینی شده باشد
برای مهمانان ویژه باید جایگاه خاصی در نظر گرفته شود
کاغذ و قلم باید در اختیار همه شرکت کنندگان برای یادداشت برداری قرار بگیرد
باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قعطی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از همایش پیش بینی شده باشد. با اداره برق و آب هماهنگی های لازم انجام شده باشد
حین برگزاری مراسم باید تغذیه وپذیرایی مناسبی صورت گیرد
امکان استفاد راحت از پروژکتورهای سالن برای سخنرانان باشد
باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند و درحین مراسم بر کار آنها نظارت لازم باشد
بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعلام شود
میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت
در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی از همایش به منظور ارائه آن به مسئول دبیرخانه تهیه شود و مجموعه مقالات ارائه شده برتر در اختیار همگان قرار گیرد

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *