در برگزاری یک رویداد علمی افراد مختلفی با مسئولیت های مشخصی در قالب دبیر خانه کنفرانس همکاری می کنند و همه این افراد به نوعی با سیستم مدیریت دبیرخانه در ارتباط می باشند.

این وظایف می تواند دبیر علمی، دبیر اجرایی، داور، گرافیست، مسئول اطلاع رسانی، مسئول مقالات، مسئول سایت و … باشند. سامانه مدیریت کنفرانس سامان به صوزت پیش فرض دارای پنل مدیریت رئیس کنفرانس، دبیر علمی کنفرانس و داوری می باشد و برای دیگر وضایف موجود در دبیر خانه کنفرانس برگزار کننده یا رئیس کنفرانس این امکان را دارد که انواع کاربران را در سیستم تعریف نماید و دسترسی های مناسب را اعمال نماید.

به عنوان مثال پنل کاربری گرافیست کنفرانس صرفا می تواند فایل های گرافیکی را ویرایش نماید.